Cómo autogestionar una gira. Parte 2: Logística y organización

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En el post anterior hablamos acerca de la planificación inicial para autogestionar una gira, en donde lo más importante es: tener confirmado al equipo de trabajo con disponibilidad para viajar, tener las fechas confirmadas, y contar con un presupuesto para solventar la gira independiente de los pagos por cada concierto. Ahora en esta entrega hablaremos acerca de los detalles de organización, para que todo salga bien al momento de iniciar la gira.

 

El elemento más importante de la logística de una gira, tiene que ver con la sucesión de fechas en el calendario, versus la forma de trasladarse entre una fecha y otra, sobretodo si son en días seguidos. Esto es algo fundamental, y fue mencionado en el post anterior. Como muchas veces el presupuesto es limitado, lo más conveniente es tratar de gestionar las fechas geográficamente lo más cercanas posibles unas con otras, ya que si no, se encarece mucho el ítem de traslados. Además, esto permite que artista y equipo estén más descansados, al ser los viajes más cortos entre una ciudad y otra.

 

Ya teniendo claro los lugares de los conciertos, obviamente el paso siguiente es decidir la forma de traslado entre una ciudad y otra, y también cómo hacerlo dentro de cada localidad. Para esto hay que considerar la cantidad de Kms. a recorrer, y llegar a un equilibrio entre comodidad, seguridad, y presupuesto, independiente si ese costo está cubierto por el promotor local o por nosotros. Por ejemplo, puede ser más cómodo arrendar una van para el traslado, pero si se encarece mucho, hay que evaluar si es mejor viajar en camioneta o incluso en bus interurbano, donde también hay que considerar el traslado de instrumentos y equipos. La mejor manera de hacer este análisis es preguntarse con cuánto presupuesto contamos, quiénes y qué carga es lo que hay que trasladar, considerar la seguridad de todos y de todo en el traslado, y siempre tener en cuenta CUAL ES EL OBJETIVO PRINCIPAL DE LA GIRA. Se recomienda realizar este análisis en una hoja de excel, considerando todas estas variables.

Una vez definidos los traslados, el siguiente paso es gestionar el alojamiento en cada ciudad. Acá, junto con las ya mencionadas variables de presupuesto, comodidad y seguridad, hay que agregar la CERCANÍA al lugar del evento. No necesariamente entre más cerca significa más caro, pero sí hay que buscar la mejor alternativa de acuerdo a las posibilidades existentes. Todo esto también considerando cuales son las alternativas, si es que las hay, que ofrece la producción local.

El siguiente ítem es el de alimentación. Nuevamente hay que considerar alternativas junto a la producción local, y también tomar en cuenta si algún miembro del equipo tiene necesidades especiales en cuanto a alimentación se refiere, para no tener posteriores problemas de salud. Mención aparte es que si bien hay formas de ahorrar, acá la seguridad también es importante, ya que no es bueno comer en lugares de dudosas condiciones de higiene y/o cuidado de alimentos.

Finalmente, hay que tener gestionado el concierto en sí: backline, timming, infraestructura, etc. Todo esto fue explicado en un artículo anterior en este mismo blog.

Sin duda que una buena organización y planificación de antemano de todos estos elementos, harán que la gira funcione sin problemas, y que incluso, si todo se da, se puedan ir agregando más fechas y conciertos durante la marcha.