La importancia de la logística ante un evento en vivo

Raider

Cuando finalmente hemos logrado un acuerdo para un concierto en vivo, tenemos varios puntos que considerar: ensayar nuestra presentación lo más posible, gestionar la convocatoria, trabajar la difusión, entre otros; y además tener muy en cuenta el elemento del que hablaremos hoy: la logística del evento.

 

Cuando hablamos de logística, nos referimos a todo aquello que se necesita organizar días y semanas antes del evento, junto con todo lo que ocurre el mismo día. Todo para que la presentación salga lo mejor posible, independiente de su magnitud. Además, existe otro motivo muy importante que hace que la logística del evento tenga que ser ojalá perfecta: Reducir el nivel de stress del artista y de su equipo de trabajo.

Y para que todo esto resulte, tiene que existir un elemento fundamental: Buen Liderazgo. Tiene que haber alguien a cargo de toda la logística, ya sea el mismo artista o bien un productor técnico que trabaje con éste. Esta persona a cargo tiene que dirigir, todo desde un comienzo, y junto con ello proteger al equipo y colaborar con terceros, ya que si no es así, se corren muchos riesgos de que el evento sea un fracaso.

Veamos cuales son los detalles a considerar por quién está a cargo, para que la logística del evento sea la mejor:

  • Estar en constante comunicación con el lugar del evento, con su gente, para que en la medida que la fecha se acerque, ver que todo esté en orden.

  • Intercambiar las fichas técnicas de sonido e iluminación del artista y del local (también llamados raider técnicos), de modo que el día del evento esté disponible todo lo que se acordó entre ambas partes. Para esto, muchas veces se puede solicitar la ayuda del sonidista de la banda.

  • Elaborar, en conjunto con la gente del local, un timming del evento. Esto consiste en un documento detallado con los horarios de todos los hitos que van a ocurrir en el día, los que incluyen llegada del artista al lugar, tiempos de prueba de sonido, duración del show, etc.

  • Este timming es fundamental que se envíe por lo menos dos días antes por e-mail a todos los involucrados en el evento: artistas, staff técnico, gente del lugar, músicos invitados, etc. Y ojalá contengan la mayor cantidad de datos posibles, como números de teléfono y correos de todos ellos.

  • Elaborar una lista impresa con todo el equipamiento de la banda, para chequearlo a la llegada y a la salida del local, ya que si no, corremos riesgos de pérdidas de cables, equipos, herramientas, etc. Se sugiere además marcar todo lo que es propiedad del artista con cinta tape y plumón.

  • Si es que se ha pactado, considerar catering (alimentación) de artistas y staff.

  • Coordinar traslados de los artistas y staff hacia el lugar del evento: Cómo va a llegar cada uno, si alguien que necesita ayuda puede pasar a buscar a otro, etc. Y también una vez finalizado el evento, junto con el desmontaje y actividades posteriores al show.

  • Finalmente, ser capaz de solucionar de buena forma, con respeto y colaboración, todos los imprevistos que puedan surgir el día del evento, que muchas veces ocurren. Un evento es una instancia en donde hay harta gente involucrada, y que donde se espera recibir a más gente como público, por lo que el buen trato, la capacidad de tomar decisiones rápidas y certeras, y el mantener la calma en todo momento, son elementos fundamentales de un buen líder que se necesitarán ese día.

Sin duda la intención de un evento en vivo, independiente si es para diez personas o para miles de ellas, es que salga perfecto, que la gente quede contenta y que el artista haya sentido que dió lo mejor de sí. Es por ello que una buena logística previa contribuye enormemente a lograr ello. Y en el caso de los artistas emergentes, muchas veces serán ellos los que dirigirán esa logística, por lo que entre más preparada y bien liderada esté, mejor resultará todo.

 

Ariel Franco

Estudio Prende, 3115 Diego de Almagro, Providencia, Región Metropolitana,

Comunicador Multimedial

Músico Electrónico